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La nómina: estructura, partes y elementos básicos

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La nómina es el documento que se entrega mensualmente a todos los trabajadores en el que aparece el detalle del salario que recibe, junto con las deducciones que se le practican de dicho salario, bien sea por descuentos obligatorios marcados por la legislación vigente, bien sea por otro tipo de descuentos como anticipos, o deducciones para seguros de salud.

El formato estándar de una nómina está regulado por la legislación vigente y se marca una estructura y contenido mínimo que se debe respetar en todo caso. Este contenido mínimo de la nómina debe incluir al menos:

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  • Datos identificativos de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta cotización en el que está el trabajador incluido.
  • Datos básicos del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
  • Periodo de liquidación al que corresponde dicha nómina.
  • Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales que componen la retribución bruta del trabajador.
  • Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto, bien marcadas por la legislación vigente, bien por otro tipo de deducciones que haya que aplicarle a la nómina, como anticipos o, embargos en la nómina.
  • Líquido a percibir, dado que la nómina tiene consideración de documento acreditativo del pago de salarios cerrando los pagos pendientes al trabajador para el periodo estipulado.
  • Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle de las bases de IRPF.
  • Lugar de emisión y firma y sello por la empresa y trabajador.

Remarcar que aunque estos elementos sean mínmos, existen algunas excepciones como el caso de la firma del trabajador. No es necesaria dicha firma si el pago de la nómina se ha realizado por medios bancarios que puedan demostrar la percepción salarial por parte del trabajador.

Retribución bruta; conceptos que conforman el salario bruto


La suma total de todos los conceptos que hay que abonar al trabajador dan origen a la retribución bruta mensual. La nómina tiene por norma general periodos de liquidación mensuales con las siguientes excepciones:
  • Entrada o salida del trabajador de la empresa, sin que estas fechas correspondan con el mes natural.
  • Nóminas de paga extra.

En ningún caso se permite la confección de nóminas estándar por periodos inferiores al mes. Imaginemos una empresa que realiza pagos semanales o quincenales a sus trabajadores. En este supuesto, dichos pagos tienen la consideración de anticipos hasta que finalice el mes y se liquide la nómina.

Dentro de las percepciones que se suman para dar lugar al salario bruto tenemos dos grupos diferenciados:
Percepciones salariales; que lo conforman todos aquellos conceptos que están fijados por el convenio colectivo de aplicación en la empresa
Percepciones extrasalariales; en el que se incluyen conceptos que no tienen la consideración pura de salario, como pueden ser dietas, gastos de locomoción o pluses por retribuciones en especie como el plus por desgaste de herramientas

Percepciones salariales
Tal y como hemos definido anteriormente, la cantidad de conceptos que se pueden incluir dentro de las percepciones salariales es muy amplia y no es genérica, porque cada empresa tiene un convenio colectivo distinto y cada uno de estos textos incluye una distribución distinta de los pagos que hay que realizar.

Normalmente, nos podemos encontrar con conceptos como:

  • Salario Base, que corresponde al pago mensual mínimo que se tiene que realizar para un trabajador dentro de la categoría en la que está encuadrado.

  • Complementos; como cantidades adicionales que complementan al salario base en el caso de que se cumplan unos determinados requisitos de productividad, cumplimiento horario, productividad, trabajos penosos, nocturnos en días festivos.
  • Parte proporcional de paga extra. Todos los convenios colectivos regulan el pago de una o varias pagas extras. Normalmente se abonan entre dos y cuatro pagas extras anuales y puede darse el caso de que la paga extra se encuentre prorrateada.
  • Percepciones extrasalariales
    En este apartado se engloban todos aquellos conceptos que no constituyen un pago directo por el trabajo desempeñado, sino que cubren otro tipo de gastos que se le puedan originar a un trabajador. Por ejemplo, tienen esta consideración los pagos por dietas, desgaste de herra o cantidades indemnizatorias por cambio de centro de trabajo o de localidad.

    Descuentos en la nómina


    Tal y como hemos explicado anteriormente, en la nómina nos podemos encontrar dos tipos de descuentos diferentes, bien los descuentos obligatorios por ley o bien los descuentos que se deban aplicar por cualquier otro tipo de normativas.

    En el caso de los descuentos por ley, tenemos dos grupos de deducciones diferentes, que se destinan al pago de la seguridad social a cargo del trabajador, como los pagos a cuenta que el propio trabajador tiene que realizar a Hacienda, en concepto del IRPF.

    La seguridad social a cargo del trabajador es un porcentaje que se paga en función de la base de cotización. Este pago, cubre tres conceptos distintos con un importe máximo del 6,7% sobre la base de cotización. El porcentaje que se abona se distribuye entre:

    • Contigencias comunes
    • Desempleo e incapacidad temporal
    • FOGASA y formación laboral

    En el caso de los pagos a cuenta del IRPF, se realiza también un descuento de un porcentaje que tiene la consideración de pago a cuenta para la declaración de la renta del trabajador. Este porcentaje se calcula a cada trabajador de manera personal, aplicando la normativa al efecto sobre el impuesto de la renta y puede ser estar comprendido entre el 0% al 35%.

    La base de cálculo de este porcentaje es la base de IRPF, que no tiene porqué coincidir con la base de cotización. Tengamos en cuenta que la normativa de la Seguridad Social no es la misma normativa que tiene Hacienda y existen infinidad de conceptos salariales que no son conceptos cotizables pero si se integran dentro de la base de IRPF.

    Conclusiones


    La nómina es un documento imprescindible dentro de las relaciones laborales. El alcance y transcendencia que tiene hace necesario que el propio trabajador conozca sus elementos, lo que paga por cada concepto y lo que recibe.

    Las empresas grandes cuentan con los departamentos de RRHH como centros especializados en las relaciones laborales. Por tanto, si trabajamos en una empresa con un tamaño medio o grande, basta con que solicitemos la ayuda del departamento para que nos expliquen su funcionamiento o los elementos que la integran si hay algún elemento que desconozcamos.

    Por contra, en las pequeñas empresas, la labor de RRHH y aspectos laborales suelen estar externalizadas en asesorias o gestorias. En estos casos, la mejor fuente de información a la que podemos recurrir es a la propia administración, bien a la Seguridad Social o bien a la Inspección de Trabajo, como centros resolutivos de dudas y aclaraciones en determinados supuestos.

    En Actibva | Estructura y partes de una nómina
    Más Información | Orden de 27 de diciembre de 1994 por la que se aprueba el Modelo de Recibo Individual de Salarios
    Imagen | DVD

    Remo, editor de Pymes y Autónomos y El Blog Salmón

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