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Uno de los mayores problemas de las finanzas personales es que requieren un mínimo constancia para ser realmente efectivas, algo que no todas las personas son capaces de mantener. Esta perseverancia se puede aplicar a casi todos los aspectos relacionados con la gestión del dinero, desde el cambio de los hábitos de consumo hacia unos menos costosos hasta la capacidad de ahorro pasando por la elaboración de un presupuesto y un plan estratégico para nuestro patrimonio.
Sin embargo, al referirnos a la constancia generalmente lo hacemos para hablar de la forma en la que gastamos el dinero y cómo controlarla. En esta ocasión no va a ser así y aplicaremos este dogma a la gestión y control del dinero. Y es que las tareas más tediosas para buena parte de los ahorradores son las que tienen que ver con la contabilidad pura y dura. Es decir, entradas y salidas de capital, localización del mismo, pago de recibos… y otras operaciones igual de entretenidas. Por eso, una de las primeras fases de cualquier buen plan financiero pasa dejar nuestras finanzas en modo automático. Hay que conseguir que la mayor parte de las operaciones no necesiten nuestra intervención directa y que además haya una forma sencilla de poder registrarlas en nuestro presupuesto.
Para automatizar nuestras finanzas primero habrá que contar con una imagen clara de nuestro patrimonio, un presupuesto que refleje los gastos e ingresos mensuales y los diferentes objetivos de ahorro que nos hayamos fijado. Estos datos serán los que determinen en cierta medida el sistema más eficaz, aunque hay que partir de la siguiente premisa: lo ideal es no tener que acudir a la oficina ni tener que ordenar periódicamente el pago de facturas o transferencias. Y todo ello con el menor coste posible, evidentemente.
El primer paso es crear una estructura bancaria adecuada. Esto se traduce en organizar el dinero a través de nuestras cuentas bancarias de tal forma que siempre dispongamos de dinero para los gastos diarios, un fondo de previsión y ahorro para los objetivos que nos hayamos marcado (jubilación, vacaciones, coche, ordenador…). En este punto existen tantas opciones como bancos y cuentas hay en el mercado y al final la elección dependerá de la entidad con la que más cómodos nos sintamos. Sin embargo, también hay que valorar el número total de cuentas del que dispondremos y los gastos de mantenimiento que esto puedo suponer.
Una opción de bajo coste podría ser la siguiente: una cuenta tradicional y otra online, que pueden incluso contratarse en la misma entidad para futuras trasferencias entre dichas cuentas. En este sistema, contaríamos con diferentes cuentas para cada partida presupuestaria que se organizarían de la siguiente forma:
- Cuenta para gastos diarios: esta será la cuenta que utilizaremos día a día para hacer la compra, salir a cenar, tomar café... Lo más importante es que disponga de una tarjeta de débito a ser posible sin coste de mantenimiento . Esta es una de las opciones de destino del salario mensual y resto de ingresos, en cuyo caso será importante que no cobre ningún tipo de comisión por los traspasos que se realizarán desde la misma.
- Cuenta para gastos fijos: en esta cuenta recaerán los gastos domiciliados como el teléfono, la luz, el gas, móvil, cuotas del seguro e incluso el pago de la hipoteca. La cuenta puede estar en el banco tradicional, pero lo más importante es que admita la domiciliación de recibos.
- Cuenta para fondo de previsión: aquí depositaremos los ahorros que servirán como fondo de previsión. Dado que nunca se sabe cuándo podremos necesitar este capital, lo ideal es que esté siempre disponible, aunque también es una buena idea poder obtener un rendimiento de ese dinero mientras no está en uso. Una opción en este sentido son las cuentas remuneradas, que por lo menos ofrecen algo de rentabilidad por el dinero que hay en ellas. Otra alternativa para cuando el fondo ya está formado es la contratación de sucesivos depósitos bancarios a corto que permitan la retirada del dinero en cualquier momento.
- Diferentes cuentas para ahorros concretos: cada ahorrador debe elegir si prefiere tener una sola cuenta para todo el capital restante o por el contrario una para cada objetivo de ahorro concreto. En este caso es casi imprescindible que no exista comisión de mantenimiento y que se obtenga algún rendimiento por el dinero que se va depositando (las cuentas remuneradas son casi obligatorias), ya que generalmente serán ahorros a medio-largo plazo.
Ahora que el sistema ya está definido hay que
organizar el orden en que se llevarán a cabo las transacciones de una cuenta a otra y la frecuencia. En primer lugar hay que determinar en qué cuenta se domiciliará el salario y el resto de ingresos adicionales (aunque también se pueden separar ambos conceptos y destinar el segundo exclusivamente al ahorro). La destinataria ideal para el sueldo es la cuenta para gastos diarios, ya que es la que mayor número de pequeños movimientos registrará y por lo tanto la que conviene que siempre disponga de fondos. De aquí será de donde salga el dinero para el resto de cuenta y por eso es fundamental que el coste de las transacciones sea el menor posible. Si además se consigue algún tipo de promoción por domiciliar la nómina, mejor, pero lo más importante es que no se cargue ningún tipo de comisión por esas operaciones de distribución del dinero.
El orden de las transferencias es quizás algo más personal y puede variar de un ahorrador a otro. Una buena táctica para muchas personas es la de pagarse primero a ellos mismos. Es decir, que la primera transferencia sea la que se envía a la cuenta de ahorro principal (la del plan de pensiones o el fondo de previsión). Después se procedería a abonar las facturas o lo que es lo mismo, a ingresar el dinero en la cuenta de gastos fijos. Es necesario asegurarse de las fechas en las que se carga cada gasto (luz, agua, gas y sobre todo gastos de la tarjeta de crédito e hipoteca) para que cuadren con la del envío de dinero. Además, dado que estos gastos no siempre son fijos, también conviene dejar un pequeño remanente por si un mes se dispara uno de estos gastos.
La principal ventaja de este sistema es que asegura el ahorro y mantiene al día las facturas sin tener que prestarle demasiada atención. Además, permite rentabilizar el capital que se va acumulando al compartimentar gastos y ahorro. Por otra parte, también debería servir de ayuda para elaborar el presupuesto anual, ya que como los movimientos están programados se simplifica la entrada de datos en el mismo. Lo ideal en este sentido es que el software financiero que se utilice sea capaz de detectar estas órdenes mensuales e incluirlas directamente en el programa. Así, sólo habría que anotar los pequeños gastos (la cesta de la compra, salir a cenar, compra de ropa…) en el presupuesto con todo el ahorro de tiempo que esto supone.
El siguiente paso en esta carrera hacia la automatización es algo más complicado, aunque por fortuna no es obligatorio. Se trata de digitalizar en la medida de lo posible el registro de facturas, algo cada vez más común en Estados Unidos. Eliminar el papel tiene varias ventajas, aunque las más obvias son el ahorro de espacio, que se evita el deterioro lógico que sufre el papel y la principal: mayor orden. En teoría, un sistema digital debe permitir un acceso más rápido a la información.
El proceso es relativamente sencillo y basta con escanear las facturas y distribuirlas en el sistema de almacenamiento creado a tal efecto. Esta puede ser para muchos ahorradores una barrera insalvable que termine convirtiendo el desorden físico en desorden electrónico. Para quienes no deseen exprimirse la cabeza creando su propio sistema de archivos, existen multitud de herramientas online especializadas en almacenar y distribuir facturas de forma automática como por ejemplo Wesabe o Shoeboxed (ambas en inglés). Lo que sí habrá que encontrar es el una fórmula para nombrar los archivos escaneados (el PDF es el mejor tipo de documento) de manera que luego se puedan encontrar con facilidad.
Además de crear un sistema de fácil acceso, también hay que poner especial hincapié en la seguridad de los datos, primero con los sistemas antiespías y antivirus necesarios y segundo (y más importante) contando con copias de seguridad que se vayan actualizando frecuentemente. Esto mismo puede aplicarse a cualquier programa de gestión de finanzas personales.
Autor. José Trecet. Analista financiero de Financialred.com
Foto pablo.diaz
Comentarios
Mi sistema es menos complejo, ya que sólo utilizo dos cuentas: una para gastos y otra para ahorros. Así sobre todo consigo que me cueste más utilizar dinero que no debo.