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Para poder hacer una gestión de las finanzas personales (en vez de simplemente “dejarse llevar” y “a ver qué pasa”), es necesario tener un control muy completo sobre nuestra situación y evolución. Cuánto tenemos, cuánto debemos, cuánto nos deben, cuánto ganamos, cuánto gastamos… sólo si tenemos claro esto podremos empezar a hacer análisis en condiciones y tomar decisiones que nos permitan mejorar nuestra situación presente y futura. ¿Y cómo hacer este seguimiento? Con datos.

Tras unos primeros años de vida laboral en los que no presté mucha atención a este asunto (básicamente entraba más dinero del que salía, así que no me preocupaba), en 2002 se sucedieron un conjunto de circunstancias (empezar a hacer cuentas en común con mi mujer, valoración y compra de un coche, valoración y compra de un piso) que me llevaron a seguir un cierto control, para lo cual empecé (como muchos) con una hoja de cálculo.

El problema de la hoja de cálculo (aparte de haberla ido construyendo “sobre la marcha” y por lo tanto sin método) es que en realidad consistía en un resumen mes a mes de mi situación. Es decir, no era capaz de hacer un seguimiento de detalle, lo cual a posteriori es un incordio sobre todo cuando quieres profundizar. Así que empecé a utilizar un software específico. En mi caso fue el MS Money, aunque ahora hay cada vez más alternativas.

MS Money es un programa muy potente, pero a la vez un tanto intimidador al principio: tiene muchas opciones, un funcionamiento “contable” que es interesante conocer a priori… en definitiva, con una curva de aprendizaje lenta, conviene cacharrear bastante con él antes de poder extraerle todo el jugo. Y por otro lado es bastante exigente después: se basa en un sistema de registro transacción a transacción. Es decir, en ir anotando y categorizando todos y cada uno de los moviemientos financieros que vayamos teniendo. Esto nos permitirá después alcanzar niveles de análisis fabulosos, pero nos exige rigor y constancia para mantenerlo correctamente actualizado…

La cuestión es que si superamos esas dos barreras (el aprendizaje inicial y la exigencia de actualización posterior), este tipo de software es una herramienta fantástica tanto para hacer el seguimiento de nuestras finanzas, analizarlas y ayudarnos a tomar decisiones. Ahí van algunos consejos para extraerle el máximo rendimiento a este tipo de programas:

• Antes de empezar, emplea tiempo en familiarizarte con el sistema de cuentas, la estructura de categorías y el funcionamiento general del programa. Lee los tutoriales, crea algunas cuentas y transacciones de prueba… todo esto ayudará a que cuando empieces con tus cuentas “de verdad” todo sea más sencillo y menos frustrante.

• Adapta a priori el sistema a tus necesidades: crea las cuentas que vayas a necesitar, renombra y reorganiza las categorías para que se adapten a tus transacciones, ten en cuenta las posibles necesidades de adaptación a tu país (este tipo de software suele venir muy centrado en el mundo anglosajón)… todo esto facilitará que luego los análisis tengan más sentido. Siempre podrás ir haciendo ajustes sobre la marcha, pero cuanto más sólido sea el esquema al principio, mejor.

• Siempre que puedas, realiza tus transacciones de forma que quede constancia de ellas: tarjetas de débito y crédito, banca electrónica… dejan un rastro que te facilitará luego el volcar las transacciones al sistema. Ya que lamentablemente no contamos con muchas entidades que permitan alimentar directamente al programa mediante conexión directa, al menos podremos introducir manualmente los extractos.

• Actualiza con cierta frecuencia. La frecuencia es necesaria para llevar un control real sobre tus finanzas; de poco vale darte cuenta de algo al cabo de los meses, si requería una actuación más ágil. Si no lo haces con frecuencia, tendrás un bonito repositorio de información, pero de utilidad limitada.

• Sé disciplinado en la actualización. Se trata de un trabajo esencialmente manual (aunque puedes automatizarlo en cierta medida a partir de la información que te dé tu banca electrónica) y da una cierta pereza; pero si lo dejas, el trabajo se acumula con lo cual la pereza es mayor y acabarás dejándolo.

• Procura introducir inmediatamente (si es posible al día, mejor) las operaciones que hagas en metálico. Porque si lo dejas, acabas olvidando el detalle de las mismas, y al final simplemente acabas sabiendo que sacaste 40 euros y no sabes en qué te los has gastado. Y al final es mucho dinero sin controlar; haz las cuentas y lo verás.

• Añade el máximo nivel de información a las transacciones. Asigna categorías con la mayor precisión posible, ya que eso te permitirá hacer un análisis mucho más granular a posteriori, e introduce notas de texto que ayuden a identificar la transacción; lo que hoy está fresco en tu memoria, dentro de dos años no recordarás de qué se trata.

• Refleja las transacciones de la forma más fiel posible: desglosa la nómina para reflejar retenciones y contribuciones, desglosa las facturas con IVA si luego te lo puedes deducir, etc… de esta forma, los análisis posteriores serán más reales

• Cada vez que detectes una operación recurrente (aunque no sea exacta), incorpórala a la lista de operaciones recurrentes. Te ayudará a planificar mejor, y a simplificar en parte el sistema de introducción de datos; éstas se introducen solas.

• A la hora de planificar, procura disponer de una visión retrospectiva amplia para identificar elementos que por su estacionalidad puedan no estar presentes en el día a día. Y hacer una distinción clara entre operaciones corrientes y operaciones extraordinarias, que pueden distorsionar los análisis.

En fin, este tipo de herramientas es muy potente pero exige dedicación. Eso sí, una vez que se empieza a manejar con soltura nos permite hacer de todo. Personalmente he caido en la mayoría de los errores, pero poco a poco he ido mejorando en su uso; ¡y todavía me queda por extraerle todo el jugo!

Foto | Afroswede